LIDA TAMAYO DUQUE – ENLACE INTERMEDIARIOS MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES LEY 1581 DE 2012 LEY 1266 DE 2008 Decreto Reglamentario 1377 de 2013 - 886 de 2014 Manizales – Agosto 2017 LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 1 MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TABLA DE CONTENIDO I .OBJETIVO Y MARCO LEGAL ………………………………….………..….…...2 II INFORMACION E IDENTIFICACION DE LA EMPRESA………..…….…….……3 III. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS...…………...3-4-5 3.1 Seguridad de la Información………………………………….….…………...…5-6 3.2. Almacenamiento de sus datos personales…….………………….……………..….6 3.3 Recepción de su información / uso de su Información……………………......……7 IV. DEFINICIONES……………………………….…………………..…….............….7-8 V. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES………………………….…………..…..8-9-10-11 VI. DERECHOS DEL TITULAR……..………………….………………..…...............11 6.1 Derechos de Consulta y Reclamos…………….…………………………….…12-13 6.2 Derechos de los niños y adolescentes……………………………….…………….13 VII. PROCEDIMIENTOS EJERCICIO LOS DERECHOS………………………….… 14 VIII. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE……..……………….…14 8.1 Responsables y Encargados del Tratamiento de Datos personales…..…..……….15 8.2 Recolección y manejo de datos personales……………………………………….16 IX. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS……..…….…………..16 X. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR………………………….…………..………16-17 10.1 Casos en que no se requiere autorización……….……..………….….………….17 XI. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO….…………………....….18 LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 2 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES El objetivo de esta Política es definir los lineamientos necesarios para garantizar el ejercicio del derecho a la intimidad de las personas, mediante la protección de datos personales contenidos en las diferentes bases de datos de LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, de modo que reciban el tratamiento conforme a los fines previstos. La Política para el Tratamiento de Datos Personales es aplicable a los datos personales contenidos en las bases de datos que se encuentran bajo la responsabilidad de LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, y que sean susceptibles de algún acceso o tratamiento por parte de LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS., su personal o algún tercero I. MARCO LEGAL El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. Ley 1266 de 2008 (Ley de habeas Data Financiero) Decretos reglamentarios 2952 de 2010 y 1727 de 2009 Ley 1581 2012 (Régimen general de protección de Datos Personales) Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 8867 de 2014 LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 3 II. INFORMACION E IDENTIFICACION DE LA EMPRESA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION PERSONAL NOMBRE DE LA EMPRESA: LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS DOMICILIO Y DIRECCIÓN: Calle 20 No. 21-35 Edificio Ángel Oficina 301 Manizales. NIT: 30.399.161-1 CORREO ELECTRÓNICO: enlaceintermediarios@hotmail.com TELÉFONOS: (096) 8830190 - 3167421653 Manizales - Caldas III. FINALIDADES CON LAS QUE SE EFECTUAL LA RECOLECCION DE LOS DATOS PERSONALES A través de la presente política LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con , Clientes (Arrendatarios-Propietarios), Proveedores, Codeudores, Empleados, y en general, toda persona natural Titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos. LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, utilizará la información personal obtenida, de manera directa o indirecta de dichas personas para: El cumplimiento general de las obligaciones legales y contractuales, en virtud de los contratos y relaciones comerciales que le asisten a la empresa Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral. Para suministrar información del empleado a las entidades de seguridad social. Ejecutar el sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Realizar los reportes contables legalmente establecidos. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 4 Llevar a cabo campañas, estudios, promociones de carácter comercial, realizar labores de comercialización, promoción y mercadeo, para el ofrecimiento de sus bienes y servicios. En ejecución de nuestro objeto social (Actividades inmobiliarias a cambio de una retribución o por contrata, Actividades de limpieza de edificios e instalaciones industriales, terminación y acabado de edificios y obras de ingeniería civil). Elaborar notificaciones jurídicas respecto a la administración de los inmuebles. Enviar notificaciones jurídicas por todos los medios de comunicación definidos en el contrato de administración. Realizar el pago correspondiente por el arrendamiento de los inmuebles. El conocimiento de los potenciales clientes o actualización de información de Arrendatarios-Propietarios, Proveedores, Codeudores y Empleados, Enviar información institucional, publicitaria o comercial sobre los productos y/o servicios de la empresa, sus socios comerciales o proyectos en los cuales participa. Para entregar información periódica o eventual a las autoridades gubernamentales del Orden Nacional, Departamental o Local. Para el desarrollo de procesos de contratación y subcontratación de proveedores de bienes y servicios Efectuar capacitaciones, eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros Propietarios, Proveedores, Codeudores y Empleados o terceros. Elaborar contratos de arrendamiento y demás notificaciones jurídicas respecto al contrato Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción Reportar a las Centrales de información el comportamiento de los clientes, endeudamiento, y en especial el surgimiento, modificación y extinción de las obligaciones contraídas con la Empresa. Realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS. ofrecerá de manera autónoma, y con la finalidad de facilitar el desarrollo de su objeto social, la tercerización de sus procesos tales como archivo físico o digital, cobranza, contacto de Arrendatarios-Propietarios, Proveedores, Codeudores y Empleados, y otros terceros, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 5 Para cumplir con los fines propios del objeto social de la entidad, estos se puedan consultar y/o reportar a bases de datos de información de: DATOS DE IDENTIFICACIÓN: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, Geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, etc. DATOS DE UBICACIÓN: como los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, correo electrónico, etc. DATOS DE CONTENIDO SOCIO ECONÓMICO: como estrato, propiedad de la vivienda, Datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, Datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc. DATOS SENSIBLES: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc. diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, los relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas; datos relacionados con las convicciones religiosas, filosóficas y/o políticas, los datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnicoracial, personas de la tercera edad o menores de 18 años en condición de pobreza, datos sobre personas en situación de discapacidad personas con limitaciones sicomotoras, auditivas y visuales en condiciones de pobreza, personas víctimas de la violencia, personas en situación de desplazamiento forzado por violencia, madres gestantes o lactantes o cabeza de familia en situación de vulnerabilidad, menores en condición de abandono o protección, etc. 3.1 Seguridad de la información. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 6 Para proteger tanto a nuestros usuarios del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos, LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, aplicara entre otras los siguientes protocolos de seguridad. Controles sobre nuestros sistemas de información que nos permite mantener una mejor calidad de su información. Revisión de nuestras prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas nuestras medidas de seguridad físicas, para protegernos frente al acceso no autorizado a los sistemas. El acceso a la información personal, es restringida y se verifica su finalidad antes de ser concedido un acceso a las bases de datos. Es responsabilidad de los funcionarios de la LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales - cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. Adicionalmente, se establecerán auditorias para efectos de hacer seguimiento del cumplimiento de la política y los procedimientos derivados de la implementación de la misma. 3.2. Almacenamiento de sus datos personales. Los datos personales de los Arrendatarios-Propietarios, Proveedores, Codeudores y Empleados, se almacenan en bases de datos que se encuentra en un servidor principal interno para mayor seguridad y un archivo (Físico) principal el cual está protegido físicamente y en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales correspondientes. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 7 3.3 Recepción de su información / uso de su Información. La información privada de los Arrendatarios-Propietarios, Proveedores, Codeudores y Empleados, en principio está destinada a la prestación del servicio o finalidad para el cual esta se recopilo. En general, no se revela su información personal a terceras partes sin el consentimiento expreso del titular. En el caso de tener que revelar información personal sobre Arrendatarios-Propietarios, Proveedores, Codeudores y Empleados; Por ejemplo, el empleo de otras empresas para realizar funciones en nuestro nombre, tales como; proporcionar servicio al cliente, envío de correo electrónico y correspondencia, contratación de servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), u otras funciones necesarias para nuestro negocio se pedirá autorización exclusiva y por escrito al titular de la información. Las obligaciones incluidas en estas prácticas sobre el cuidado o manejo de la información personal de Arrendatarios-Propietarios, Proveedores, Codeudores y Empleados, no aplican cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. IV. DEFINICIONES Para los efectos de la presente política, se relacionan a continuación las definiciones establecidas por la normatividad vigente: AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita, dirigida al Titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 8 DATO PÚBLICO: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección. DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando la entidad, ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República V. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES De conformidad con la ley, LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son: Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, se sujetará a lo establecido en la ley y demás disposiciones. Finalidad: LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS informará al Titular la finalidad del tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular; o por mandato legal o judicial. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 9 Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Transparencia: LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, garantiza al Titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos. Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al Titular o terceros autorizados. Seguridad: La información sujeta a tratamiento por LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. 5 . 1 T R AT AM IE NTO DE D ATOS PERSO N ALES 5.1.1 T R AT AM IE NTO DE D ATOS PÚBL I COS LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por ley, esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el resto de principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia. 5.1.2 T R AT AM IE NTO DE D ATOS SEN SIB LES LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS hace uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 10 El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentra física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o dentro del marco de procesos de mejoramiento, este último siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del Titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles. 5.1.3 Clasificación de las bases de datos: LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera: Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la Empresa, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, la empresa dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa. Bases de datos de Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por la Empresa, para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos y privados, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular. Base de datos de Propietarios: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas en el contrato de administración de la Empresa, para la prestación de los servicios de acuerdo a su objeto social y comercial. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 11 Esta base de datos contiene datos personales públicos y privados, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de las relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular. Base de datos de Arrendatarios: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas en el contrato de arrendamiento de la Empresa, para la prestación de los servicios de acuerdo a su objeto social y comercial. Esta base de datos contiene datos personales públicos y privados, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de las relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular. VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACION El Titular de los datos personales y/o, en lo que le aplica al Titular de la obligación crediticia que adquiera con LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, tendrá derecho a: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley. c. Ser informado por LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, previa solicitud, sobre el uso que se le da a sus datos personales. d. Presentar consultas ante LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de los datos personales. e. Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución. Acceder de manera gratuita e ilimitada a los datos personales que sean objeto de tratamiento. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 12 6.1 DERECHO DE CONSULTAS Y RECLAMOS Los Titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS , garantizando el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS . El titular del dato personal o quien lo represente podrá allegar su consulta o reclamo al correo electrónico enlaceintermediarios@hotmail.com o comunicarse a la línea telefónica (096) 8830190 o radicarla en nuestra oficina en la dirección: Calle 20 No 21-35 Edificio Ángel Of. 301 en Manizales- caldas Las consultas y reclamos así formuladas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo o consulta estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea decidido y, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos derechos podrán ser ejercidos por: LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 13 a) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS. b) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar dicha calidad. c) El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d) Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado 6.2 DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES En el Tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes están prohibidos, excepto cuando se trate de datos que sean de naturaleza pública de conformidad a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto por sus derechos fundamentales Verificados los requisitos establecidos dentro del marco legal, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgara la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes Legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. El Área ADMINISTRATIVA será la responsable de atender las consultas y reclamos de los titulares de los datos, de acuerdo a los derechos que le corresponden según el numeral VI de la presente política. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 14 VII. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIOS DE LOS DERECHOS Para el ejercicio de los derechos enunciados, el titular o la persona autorizada para ello, pueden contactar a LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, dirigiendo las solicitudes a nuestra oficina en la dirección: Calle 20 No 21-35 Edificio Ángel Of. 301 en Manizales- caldas indicando la siguiente información: • Nombre completo y apellidos. • Dirección de notificación o correo electrónico. • Anexar copia de un documento de identificación personal Indicar en el asunto: solicitud de datos personales. • Especificar si la solicitud se trata de una consulta o reclamo. • Realizar una descripción de los hechos y demás detalles que considere relevantes. • El tipo de titular que es: Cliente, proveedor, Empleado o usuario en general. Todas las solicitudes relativas a datos personales, podrán ser formuladas a través de los diferentes medios físicos o electrónicos habilitados para ello, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. Las solicitudes serán atendidas de conformidad con el término establecido en la ley, contados a partir de la fecha de recibo de la misma en a LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS. VIII. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES El Titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, la veracidad de la misma, la cual no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 15 8.1 R E S PO NS ABLE Y EN C AR GA DO DE L T RA TAM I ENT O DE D A TOS PE RSO N ALE S LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, será el encargado de la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, y tendrá a su cargo los siguientes deberes. Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos personales. Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Rectificar la información del Titular cuando sea incorrecta. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del Titular. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas. Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente. Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales. Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos personales. Los demás consagrados en la ley. Es responsabilidad de los trabajadores de LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes sin la autorización pertinente, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados. 8.1.1 Deber de secreto y confidencialidad: LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con, para cumplir con este deber ha institucionalizado el Formato de Confidencialidad “COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD DE LOS EMPLEADOS/EMPLEADAS EN CUANTO AL USO Y DIVULGACION DE INFORMACION. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 16 8 . 2 RE COLE C CI ÓN Y M A NE JO DE D A TOS PE RSO N ALE S La presente política será aplicable en los casos en los que LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, solicite el diligenciamiento de solicitudes, y formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como los demás casos en los que requiera obtener datos personales, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso. A partir del momento en que el Titular de los datos personales autorice a LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades. En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, le comunicará al Titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada. IV. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS DOMICILIO: Calle 20 No. 21-35 Of. 301 en Manizales- Caldas CORREO ELECTRÓNICO: enlaceintermediarios@hotmail.com TELÉFONOS: (096) 8830190 3176366701 LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, Puede cambiar unilateralmente su política de privacidad y de uso de datos personales. No se limitara los derechos derivados de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales sin un expreso consentimiento del titular, y se publicara cualquier modificación de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales. X. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com 17 Para el tratamiento de los datos personales por LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley. Al momento de solicitar al Titular la autorización, LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del Titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos. La información de los datos personales podrá ser suministrada por LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, al Titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial. LIDA TAMAYO DUQUE - INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS, podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato; salvo que exista un deber legal en conservar la información. 10.1 Casos en que no se requiere autorización La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. a. Datos de naturaleza pública. c. Casos de urgencia médica o sanitaria. d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS LIDA TAMAYO DUQUE – INMOBILIARIA ENLACE INTERMEDIARIOS CALLE 20 No. 21-35 EDIFICIO ANGEL OF. 301 TEL. (O96) 8830190 Correo electrónico:enlaceintermediarios@hotmail.com
